Aliran Sistem Informasi (ASI) Kerja Lapangan

                                         -=[ Download PDF ]==-

4.1 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
Aliran Sistem Informasi (ASI) Sistem Informasi Penjualan
Ini adalah salah satu contoh penggunaan Aliran sistem informasi / ASI untuk menganalisa
permasalahan dan mendisain sistem yang baru pada  PT heksatex berikut adalah kutipan
langsungnya:
Mungkin kurang lebih nya sepertiini :Sistem yang diterapkan atau yang sedang berjalan mengenai penjualan barang jadi maupun data
konsumen masih menggunakan system manual. Jika dilihat dari segi fungsi penjualan pada PT
heksatex , supaya mudah mendapatkan informasi mengenai perkembangan dari produksi perusahaannya, maka sebaiknya digunakan system informasi secara komputerisasi. Pengolahan
data dengan menggunakan system manual ini dapat terjadi kekurangan dan kesalahan, sehingga
terjadi kesulitan dalam memperbaiki atau memodifikasi data tersebut, juga akan memakan waktu
yang lama untuk melakukan proses data.
Masalah system informasi pada PT Heksaetx ini dilakukan oleh bagian administrasi, dimana
bagian administrasi ini menerima daftar penjualan barang yang telah dicek pelanggan dan
mencek kembali daftar penjualan barang tersebut, kemudian diberikan kepada bagian gudang
untuk mencari barang permintaan pelanggan. Setelah barang tersebut didapat maka bagian
gudang memberikan daftar barang yang dipesan pada pelanggan dan kepada bagian keuangan,
oleh bagian keuangan daftar barang yang dipesan tersebut dibuatnya faktur penjualan yang
nantinya diberikan kepada bagian administrasi. Kemudian bagian administrasi membuat laporan
harian yang dijadikan sebagai arsip dan diberikan kepada pimpinan perusahaan sebagai laporan
penjualan apabila dibutuhkannya.
Dengan menggunakan system tersebut di atas, maka perusahaan sering mengalami masalah
dalam pembuatan laporan yang khususnya bagian administrasi. Sebab dengan system tesebut
data yang diperoleh tidak efisien, karena system yang sedang berjalan masih menggunakan
system manual.
Analisa terhadap system yang sedang berjalan bertujuan :
- Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang menyebabkan system lama kurang efisien
dalam  melakukan  pengolahan  data  penjualan.
- Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan mempunyai tingkat keamanan yang terjamin.Berdasarkan permasalahan yang ada pada system lama dapat disimpulkan suatu system
informasi pengolahan dalam mengadakan pengolahan data penjualan untuk menghasilkan
laporan.  disebelah  adalah  Aliran  Sistem  Informasi  yang  berjalan
Disain Sistem Baru
Di dalam mempelajari system lama banyak sekali ditemui kelemahan-kelemahan, seperti kurang
efisiennya penggunaan waktu. Seandainya terjadi kesalahan yang berulang-ulang berarti kita
harus membuat laporan baru. Dengan diterapkannya system baru, maka diharapkan bagi analisis
melakukan penganalisaan terhadap kebutuhan informasi yaitu berupa output yang dikehendaki
dan selanjutnya menganalisa persyaratan yang diperlukan serta menyiapkan data apa saja yang
perlu disimpan dalam file. Setelah kebutuhan informasi dan persyaratan tersebut diterapkan,
maka tahap selanjutnya adalah tahap perencanaan, antara lain :
1. Merancang dan menerapkan file-file yang dibutuhkan yaitu membuat rancangan data-data
sesuai dengan jenis datanya.
2. Merancang system secara global.
3. Pembuatan program aplikasi.
Untuk mendesain system baru perlu diketahui beberapa hal yang menunjang terjadinya
modifikasi system yang berlaku sekarang. Dalam hal ini penulis memulai dengan menentukan
bentuk keluaran, bentuk masukan dan file-file yang dibutuhkan, serta proses yang terjadi selama
system berjalan. Diharapkan dengan rancangan system baru ini tugas-tugas yang dilaksanakan
dapat dikerjakan dengan baik dan informasi yang dihasilkan dapat diperoleh kapan saja oleh
pemakai system.Berikut ini desain sistem baru:
FLOW MAP
4.1.1 ANALISIS DOKUMEN
Analisa sistem adalah sebuah metode untuk memahami  hubungan antar komponen dan bagian
yang berdiri sendiri pada suatu organisasi yang mempunyai dampak pada operasi organisasi yang
menyangkut efektifitas dan efesiensinya. Suatu sistem adalah sebuah kelompok yang terdiri dari
bagian-bagian yang saling berhubungan yang bekerjasama untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu. Dengan demikian dalam suatu sitem terlihat adanya saling ketergantuingan antara
bagian-bagian yang ada.
Ada 5 (lima) bagian umum  pada sebuah  model sistem yaitu:
1. Input. Sistem berhubungan dengan faktor internal dan eksternal. Faktor internal meliputi
anggaran, pelanggan, peralatan, informasi, persyaratan hukum dan peraturan, dan
keberadaan staf. Sedangan faktor eksternal terdiri dari kondisi ekonomi, fisik, politik dan
sosial;
2. Proses. Sistem mengolah sumberdaya dan merubahnya melalui proses menjadi sebuah
produk;
3. Output. Sistem mengirim produk tersebut ke lingkungannya;
4. Umpan balik. Sistem mendapatkan informasi dari lingkungan yang membantunya
mengatur mendapatkan sumberdaya dan kegiatan sistem lainnya;
5. Outcome. Output mempunyai dampak internal dan eksternal pada lingkungannya.
Input dalam sistem manajemen dokumen adalah mencakup baik faktor internal maupun
eksternal. Porsi pemprosesan dalam sistemnya meliputi penciptaan dokumen, pemeliharaan dan
pemusnahan. Dokumen ini membentuk sebuah produk seperti informasi atau laporan dimana
organisasi dapat menyebarkannya untuk dipakai oleh anggota dan pelanggannya.
Sasaran utama sistem manajemen dokumen adalah membantu efektifitas dan efesiensi
manajemen dokumen perusahaan, memberikan staf organisasi dan juga pelanggan informasi
relevan, tepat waktunya dengan biaya sekecil mungkin. Sasaran ini berhubungan dengan:
1. Menyimpan dokumen yang diperlukan oleh undang-undang atau aturan pemerintah;2. Memelihara dokumen vital
3. Menjaga dokumen yang berisi informasi tentang masa lalu organisasi
4. Memberikan dokumen yang dibutuhkan dalam kasus yang menyangkut hukum
5. Menyimpan dokumen yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan
6. Memenuhi kebutuhan pelanggan organisasi akan informasi yang absah.
Analisa sistem memberikan kerangka untuk memperhatikan kegiatan organisasi dan juga
mempelajari masalah yang terkait dengan efektifitas dan efesiensi. Pada analisa sistem mencakup 
interaksi antar manusia dan komunikasi antar kelompok. Tujuannya adalah melibatkan berbagai 
lapisan yang berbeda untuk memahami masalah umum yanga ada dan mencari pemecahannya.
Analisa sistem mengajarkan anggota organisasi untuk menerima perubahan baik terencana
maupun tidak. Perubahan tersebut dapat dapat menyangkut perubahan pada struktur organisasi,
layanan, program dan alokasi sumberdaya. Perubahan dipandang sebagai sebuah pola normal
dalam  pertumbuhan dan perkembangan  individu dan juga organisasi. Perubahan tidak secara
otomatis berarti baik maupun buruk dan manajemen dan hubungan interpersonal siap untuk
memberikan fasilitas bagi terjadinya perubahan.
Dengan demikian manajemn dokumen harus mengembangkan strategi untuk mendukung
terjadinya perubahan jika ia ingin memberikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat,
pada waktu yang tepat dengan biaya sekecil mungkin.
Tentang alur dukumen di perusahaan ini cukup tinggi tingkat kerahasian nya, seperti dukumen
pemesanan barang atau pembelian barang cukup hanya bagian acounting saja yang mengetahiu nya, sedang kan pelaksanaan pengerjaan hanya hanya memberikan perintah ke bagian lapangan
untuk mengerjakan pesana tersebut sesuai jadwal pengiriman.
Jadi setiap dokumen masuk dgn maksud pembelian atau pemesana sangat di jaga kerahasian nya
maka dengan itu pihak perusahaan memberikan ID kepada para pembeli yang sudah menjadi
pelanggan dengan memberikan kode bayur pada setiap pelanggan, oleh karena itu pengerjaan di
lapangan juga semakin gampang untuk mengerjakan nya karena sudah tertera di surat perintah
tersebut, no kode buyer berapa biasanya sudah tersimpan di para pekerja nya kode buyer sekian
untuk handling kain soft atau hard na.
4.1.2  ANALISIS PROSEDUR  YANG SEDANG BERJALAN
Sistem yang diterapkan atau yang sedang berjalan mengenai penjualan barang jadi maupun data
konsumen masih menggunakan system manual. Jika dilihat dari segi fungsi penjualan pada PT
heksatex , supaya mudah mendapatkan informasi mengenai perkembangan dari produksi
perusahaannya, maka sebaiknya digunakan system informasi secara komputerisasi. Pengolahan
data dengan menggunakan system manual ini dapat terjadi kekurangan dan kesalahan, sehingga
terjadi kesulitan dalam memperbaiki atau memodifikasi data tersebut, juga akan memakan waktu
yang lama untuk melakukan proses data.
Masalah system informasi pada PT Heksaetx ini dilakukan oleh bagian administrasi, dimana
bagian administrasi ini menerima daftar penjualan barang yang telah dicek pelanggan dan
mencek kembali daftar penjualan barang tersebut, kemudian diberikan kepada bagian gudang
untuk mencari barang permintaan pelanggan. Setelah barang tersebut didapat maka bagian gudang memberikan daftar barang yang dipesan pada pelanggan dan kepada bagian keuangan,
oleh bagian keuangan daftar barang yang dipesan tersebut dibuatnya faktur penjualan yang
nantinya diberikan kepada bagian administrasi. Kemudian bagian administrasi membuat laporan
harian yang dijadikan sebagai arsip dan diberikan kepada pimpinan perusahaan sebagai laporan
penjualan apabila dibutuhkannya.
Dengan menggunakan system tersebut di atas, maka perusahaan sering mengalami masalah
dalam pembuatan laporan yang khususnya bagian administrasi. Sebab dengan system tesebut
data yang diperoleh tidak efisien, karena system yang sedang berjalan masih menggunakan
system manual.
Analisa terhadap system yang sedang berjalan bertujuan :
- Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang menyebabkan system lama kurang efisien
dalam melakukan pengolahan  data penjualan.
- Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan mempunyai tingkat keamanan yang terjamin.
Berdasarkan permasalahan yang ada pada system lama dapat disimpulkan suatu system
informasi pengolahan dalam mengadakan pengolahan data penjualan untuk menghasilkan
laporan. disebelah adalah Aliran Sistem Informasi yang berjalan
DATA FLOW DIAGRAM
Adalah Teknik grafik yang digunakan untuk menjelaskan aliran informasi dan transformasi data
yang bergerak dari pemasukan data hingga ke keluaran.Berikut adalah rancangan DFD (Data Flow Diagram) dari pemesanan jenis kain di PT Heksatex
Definisi dari DFD (Data Flow Diagram) tersebut adalah
-Admin adalah seseorang yang mempunyai hak akses dan dapat memberikan hak akses kepada
pemesan, serta mengelola semua system berupa data pemesan, data member  atau buyer  dan
daftar menu.
-Data pemesan akan diatur oleh admin dan disimpan didalam database, dan kemudian akan
diberikan akses sebagai member agar dapat mengakses content yang telah disediakan di ruangan
khusus apabila datang langsung ke tempat penjualan atau dalam system web.
-Pemesan adalah seseorang yang mempunyai hak akses sebagai pembeli barang  dan meminta
admin untuk menjadi member setelah mengisi form data pemesan. Dan nanti akan diberikan hak
akses untuk mendownload isi dari content web tersebut, serta menentukan barang yang harus
dikirim oleh admin kepada pemesan sesuai dengan jenis barang yang dibeli.
4.1.3  EVALUASI SISTEM YANG BERJALAN
PEMESANBeberapa faktor yang dapat mendukung keberhasilan penerapan sistem informasi dalam suatu
perusahaan atau organisasi adalah adanya keterlibatan end user, dukungan manajemen eksekutif,
adanya kejelasan pernyataan kebutuhan, perencanaan yang matang dan tepat serta harapan yang
realistik terhadap penyusunan sistem informasi tersebut . Jika ditinjau dari perspektif usaha dan
manajemen, sistem informasi adalah merupakan solusi manajemen yang di dukung oleh
teknologi informasi untuk memecahkan permasalahan yang timbul dalam lingkungan organisasi.
Oleh karena itu seorang pemimpin organisasi harus mengetahui keseluruhan mengenai
organisasi, manajemen dan dimensi teknologi informasi serta mempergunakan peranan mereka
dalam menyediakan solusi permasalahan.
4.2  USULAN PERANCANGAN SISTEM
Penyusunan Sistem Informasi nya
Perancangan, penerapan dan pengoperasian sistem informasi adalah merupakan suatu pekerjaan
yang tidak mudah. Tetapi penyusunan sistem informasi sangat diperlukan oleh perusahaan
karena antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin
rumit. Hal ini dikarenakan oleh semakin meningkatnya persaingan dan munculnya berbagai
peraturan dari pemerintah yang harus ditaati.
Keterlibatan pihak manajemen sebagai end user mutlak dilakukan dalam penyusunan sistem
informasi sebagai solusi permasalahan perusahaan. Selain itu, masalah perencanaan dan
kebijakan yang tepat dalam mengimplementasikan sistem informasi juga harus diperhatikan
karena sistem informasi bagi perusahaan sangat rentan terhadap suatu keputusan yang diambil dalam pengimplementasiannya. Perusahaan harus menyadari bahwa keinginan yang realistis dan
cermat dalam merancang dan menerapkan sistem informasi serta penentuan batas biaya yang
wajar dari manfaat yang akan diperoleh, maka sistem informasi yang dihasilkannya akan
memberikan keuntungan.
Hal penting yang dilakukan dalam pengelolaan sumberdaya informasi adalah bagaimana
mengembangkan sistem informasi. Pengembangan sistem informasi adalah menyusun sistem
yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem
yang telah ada. Penggantian atau perbaikan ini disebabkan oleh beberapa hal antara lain :
- Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang lama atau pada sistem yang
lama timbul ketidakberesan dan pertumbuhan organisasi. Ketidakberesan sistem lama
menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan sehingga
kebenaran data kurang terjamin. Sedangkan pertumbuhan organisasi adalah kebutuhan informasi
yang semakin luas, volume pengolahan data yang semakin meningkat, dan adanya perubahan
prinsip baru sebagai akibat sistem lama yang tidak dapat memenuhi semua kebutuhan informasi
yang dibutuhkan manajemen.
- Untuk meraih kesempatan-kesempatan. Dalam persaingan pasar yang semakin ketat, kecepatan
informasi sangat menentukan keberhasilan strategi dan rencana yang disusun untuk meraih
kesempatan dan peluang pasar sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk
meningkatkan penyediaan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan yang
dilakukan oleh manajemen.
- Adanya instruksi dari pimpinan atau dari luar organisasi, misalnya dari pemerintah.
Terdapat berbagai pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses pengembangan sistem
informasi antara lain :1. System Development Life Cycle (SDLC), yaitu pengembangan suatu sistem dimulai dari
proses pembuatan rencana kerja yang akan dilakukan, analisis terhadap rencana sistem
yang akan dibuat, mendesain sistem dan mengimplementasikan sistem yang telah dibuat
dan melakukan evaluasi terhadap jalannya sistem yang dibuat.
2. Prototyping, sistem dikembangkan lebih sempurna karena adanya hubungan kerjasama
yang erat antara analis dengan end user. Kelemahan teknik ini adalah tidak mudah untuk
melaksanakan pada sistem yang relatif besar.
3. Rapid Application Development, adalah pendekatan pengembangan dengan
mengikutsertakan user dalam proses desain sehingga mudah untuk melakukan
implementasi. Kelemahan dalam pendekatan ini adalah sistem mungkin terlalu sulit
dibuat dalam waktu yang tidak terlalu lama yang pada akhirnya dapat mengakibatkan
kualitas sistem yang dihasilkan menjadi rendah.
4. Object Oriented Analysis and Development, yaitu mengintegrasikan data dan pemrosesan
selama dalam proses desain sistem yang akan menghasilkan sistem yang kualitasnya
lebih baik dan mudah di modifikasi.
Selain itu menurut Satzinger, 2007 dalam Hendradhy menambahkan bahwa pada saat ini
pengembangan sistem dapat dikatagorikan ke dalam 2 (dua) pendekatan pengembangan yaitu
pengembangan secara terstruktur dan pengembangan secara object oriented.
Dalam pengembangan sistem tersebut perlu diperhatikan bagaimana dan apa yang dibutuhkan
dalam mendesain sistem, yaitu bagaimana mendefinisikan event, usecase,  dan event table
sebelum memulai pengembangan sistem yang akan di pilih, lalu bagaimana menentukan things
sebagai dasar dari pengembangan sistem, baru kemudian memilih pendekatan pengembangan sistem mana yang akan digunakan. Alur logika pengembangan sistem tersebut digambarkan
sebagai berikut :
Sumber dari internet
4.2.1  TUJUAN PERANCANGAN SISTEM
a. Agar terjadi kemudahan
departemen.
b. menghindari kesulitan dan
perkembangan dari produksi perusahaanny
sistem mana yang akan digunakan. Alur logika pengembangan sistem tersebut digambarkan
4.2.1  TUJUAN PERANCANGAN SISTEM
di kemudahan  komunikasi antara direktur dengan para pimpinan
b. menghindari kesulitan dan  supaya mudah mendapatkan informasi mengenai
perkembangan dari produksi perusahaannya.
sistem mana yang akan digunakan. Alur logika pengembangan sistem tersebut digambarkan
komunikasi antara direktur dengan para pimpinan
supaya mudah mendapatkan informasi mengenai 4.2.2  PERANCANGAN PROSEDUR YANG DI USULKAN
Pemilihan Penyusunan dan Pengembangan Sistem Informasi
Penyusunan dan pengembangan suatu sistem informasi seperti telah dikemukakan diatas akan
selalu menghadapi permasalahan dan tantangan antara lain adalah siapa yang akan melakukan
proses penyusunan dan pengembangan tersebut. Dalam menghadapi permasalahan tersebut
perusahaan memiliki beberapa alternatif (O’Brien), yaitu :
1. Merancang dan membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan
pelaksana penyusunan dan pengembangan sistem informasi (in sourcing). Dalam hal ini
yang perlu diperhatikan perusahaan antara lain adalah :
a. Terbatasnya pelaksana penyusunan dan pengembangan sistem informasi baik dalam
kuantitas maupun dalam kualitas,
b. Kemampuan dan penguasaan sistem informasi bagi pelaksana yang sangat terbatas
karena memang bukan inti bisnis yang ditekuninya.
c. Beban kerja pelaksana sistem informasi bertambah dari semula yang hanya pada inti
bisnis, sekarang detambah dengan sistem informasi yang tidak semua menguasainya.
d. Masalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi.
2. Perusahaan bekerjasama dengan pihak ketiga untuk melaksanakan proses penyusunan,
pengembangan dan maintenance sistem informasi (co sourcing). Pelaksanaan alternatif
ini pada dasarnya dipengaruhi oleh meningkatnya kegiatan suatu bisnis perusahaan
dimana pada satu sisi perusahaan dihadapkan pada keterbatasan sumberdaya manusia
dalam knowledge sistem informasi yang kurang, dan pada sisi yang lain sumberdaya manusaia internal ini dapat menangani manajemen perusahaan secara baik (efektif dan
efisien).
3. Perusahaan membeli paket sistem informasi yang sudah jadi (Out sourcong). Pada
alternatif ini perusahaan membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap
diimplementasikan yang dibuat oleh vendor yang memiliki spesialisasi di bidang sistem
aplikasi informasi. Tahapan yang harus dilalui oleh perusahaan pada alternatif ini antara
lain adalah :
a. Identifikasi kebutuhan, pemilihan dan perencanaan sistem untuk mengantisipasi agar
pembelian tepat sasaran dengan perhitungan biaya.
b. Analisa sistem, untuk menentukan sistem yang cocok disusun dan dikembangkan dalam
perusahaan.
c. Mengembangkan permohonan dalam suatu proposal.
d. Mengevaluasi proposal, untuk mengetahui sejak dini pembiayaan dan menyesuaikannya
dengan kemampuan perusahaan dan
e. Pemilihan vendor berdasarkan identifikasi kebutuhan, analisa sistem dan permohonan
proposal.
Pada alternatif ini Out sourcing,  perusahaan dapat meminta pihak ketiga untuk melaksanakan
proses penyusunan dan pengembangan sistem informasi, termasuk pelaksanaannya. Perusahaan
menyerahkan pelaksanaan penyusunan dan pengembangan serta maintenance sistem informasi
kepada pihak ketiga. Pada pemilihan alternatif ini biasanya perusahaan mempertimbangkan :
a. Masalah biaya dan kualitas sitem informasi yang akan dipergunakan
b. Masalah kinerja sistem informasi yang akan disusun dan dikembangkanc. Tekanan dari para vendor yang menawarkan produk mereka
d. Penyederhanaan, perampingan dan rekayasa sistem informasi yang ditawarkan vendor
e. Masalah keuangan perusahaan
f. Budaya perusahaan, dan
g. Tekanan dari pelaksana sistem informasi.
Kunggulan dan Kelemahan Pemilihan cosourcing dan outsourcing
Perusahaan-perusahaan yang tidak mempunyai sumberdaya untuk menyusun dan
mengembangkan sistem informasi biasanya akan berusaha melakukannya dengan Co Sourcing
atau Out Sourcing. Dengan melakukan co sourcing berarti perusahaan melakukan partnership
dengan profesional di luar perusahaan. Dalam hal ini perusahaan tidak serta merta menyerahkan
seluruh pekerjaan kepada profesional dan tidak mempekerjakan karyawan tetapnya, tetapi
menyertakannya secara bersama-sama menjalankan penyusunan dan pengembangan sistem
informasi. Co sourcing menguntungkan untuk dilakukan pada bidang-bidang pekerjaan yang
mengandung rahasia perusahaan seperti bidang audit.
Selain itu keuntungan pemilihan co sourcing sebagai alternatif pengembangan sistem informasi
dalam suatu perusahaan antara lain adalah :
a. Tim berada langsung dibawah arahan dan kontrol langsung perusahaan sehingga kinerja
pihak ketiga dapat langsung diawasi oleh perusahaan.
b. Tim yang dibentuk memiliki standar kualitas tinggi sesuai dengan kebutuhan baik dari
segi kuantitas maupun kualitas.
c. Standart, prosedur dan metodologi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.d. Tim mempunyai sense of ownership and accountable dalam membangun sistem
e. Tim merupakan kepanjangan tangan dari perusahaan sehingga kepercayaan perusahaan
dapat dijaga.
f. Pekerjaan yang dilakukan dapat menjadi sarana pembelajaran bagi seluruh komponen
perusahaan.
Sedangkan kerugian perusahaan dalam pelaksanaan co sourcing dalam penyusunan dan
pengembangan sistem informasi adalah kemungkinan akan terbaginya sumberdaya manusia yang
memiliki kompetensi dalam fokus bisnis yang dilaksanakan. Selain itu jika SDM dari perusahaan
hanya disertakan samapi rancangan penyusunan dan pengembangan sistem, dan perusahaan sulit
melakukan perbaikan dan pengembangannya lebih lanjut.
Selain co sourcing,  perusahaan yang tidak mempunyai SDM dalam menyusun dan
mengembangkan sistem informasi dapat melakukan Out Sourcing, yaitu dengan meminta kepada
pihak ketiga untuk melaksanakan penyusunan dan pengembangan, pelaksanaan serta
maintenance sistem informasinya. Selain itu menurut O’Brien, 2007 ada 10 alasan perusahaan
melakukan out sourcing yaitu:
1. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasional. Dalam penyusunan dan
pengembangan outsourcing biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan biasanya lebih
mahal dari yang dikeluarkan untuk pelaksanaannya. Oleh karena itu jika perusahaan tidak
memahami mengenai sistem informasi akan lebih baik melakukan outsourcing daripada
melakukannya sendiri untuk memperkecil resiko kegagalannya.
2. Meningkatkan fokus perusahaan, yaitu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis intinya
tanpa harus memikirkan pengembangan sistem informasi.3. Memperoleh akses terhadap kemampuan sistem informasi yang berkembang di dunia.
Biasanya perusahaan hanya fokus kepada inti bisnisnya tanpa menghiraukan sistem
informasi yang telah berkembang, sehingga perusahaan tidak mengetahui sistem
informasi yang cocok bagi perkebangan bisnisnya.
4. Membebaskan SDM internal untuk tujuan lain selain bisnis inti perusahaan. Dengan
melakukan out sourcing,  maka pekerjaan karyawan dalam inti bisnis tidak akan
terganggu sehingga tidak merubah kapasitas produksi.
5. Sumberdaya yang diperlukan tidak tersedia dalam perusahaan. Tidak semua perusahaan
memiliki karyawan yang selalu mengikuti perkembangan sistem informasi.
6. Mempercepat keuntungan enginering perusahaan. Dengan melakukan out sourcing maka
perusahaan langsung dapat mengetahui solusi untuk pengembangan sistem informasi.
7. Fungsi internal sulit dimanage karena berada diluar kendali perusahaan. Hal ini
merupakan salah satu kelemahan penggunaan out sourcing yang dilakukan oleh
perusahaan, karena perusahaan dalam hal ini tidak ikut dalam merencanakan,
melaksanakan dan mengevaluasi penyusunan dan pengembangan sistem.
8. Modal selalu tersedia. Biasanya penyedia jasa penyusunan dan pengembangan sistem
informasi sudah tahu source apa yang dibutuhkan.
9. Berbagi resiko. Dalam hal ini resiko tidak hanya diterima oleh vendor tetapi juga
perusahaan. Oleh karenanya dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi,
perusahaan terlibat terutama untuk identifikasi kebutuhan perusahaan.
1. Pemasukan kas yang selalu dibawah kontrol perusahaan.
Masih menurut O’Brien, 2007, terdapat 10 kunci sukses penggunaan  Out Sourcing  dalam
penyusunan dan pengembangan sistem informasi antara lain adalah :1. Perusahaan harus memahami apa yang menjadi tujuan perusahaan. Hal ini diperlukan
agar penyusunan dan pengembangan sistem tidak salah sasaran sehingga tidak terkesan
menghambur-hamburkan anggaran.
2. Perencanaan, visi dan misi perusahaan yang strategis.
3. Memilih vendor yang tepat untuk mengerjakan penyusunan dan pengembangan sistem
informasi. Dalam pemilihan vendor ada beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain
:
a. Komitmen dalam kualitas. Sistem informasi yang disusun oleh vendor bisa
dikembangkan sesuai tujuannya, mudah dan menarik untuk dikembangkan dan dipelajari,
bisa diandalkan/realibility, dapat dimaintenance/ maintenacybility, portable, mudah
dipindah dan efisien.
b. Harga yang sesuai. Harga akan sangat memperngaruhi kualitas sistem informasi yang
digunakan. Lebih mahal biasanya sistem lebih baik dan applicable.
c. Reputation/reference yang bisa dipertanggungjawabkan. Vendor telah mempunyai
pengalaman dalam pekerjaannya minimal 3 (kali) kontrak dengan nilai baik.
1. Pengelolaan hubungan dengan vendor yang berkelanjutan. Hubungan dengan vendor
perlu dijaga agar apabila nanti pekerjaan telah selesai dan  user menemui kesulitan,
perusahaan masih dapat memanggil vendor.
2. Kontrak yang terstruktur.
3. Komunikasi yang terbuka dengan pihak-pihak yang terkait dengan penyusunan dan
pengembangan sistem. Komunikasi diperlukan agar dalam penyusunan dan
pengembangan sistem tidak miss using. Pihak yang terkait dalam hal ini perusahaan
harus memberikan data yang benar sebagai resource dalam dalam sistem.4. Keterlibatan dan dukungan dari eksekutif. Eksekutif dalam hal ini pimpinan harus
mendukung sepenuhnya penyusunan dan pengembangan sistem karena pekerjaan ini
memerlukan dana yang tidak sedikit.
5. Perhatian pada masalah-masalah yang berkembang. Dalam penyusunan sistem informasi
harus memperhatikan masalah-masalah yang berkembang, agar bisa disesuaikan jangan
sampai setelah sistem jadi, ternyata telah out of date.
6. Kebijakan keuangan jangka pendek. Keuangan harus tersedia pada saat penyusunan dan
pengembangan sistem dilaksanakan.
7. Penggunaan keahlian dari luar perusahaan. Perusahaan lebih baik menggunakan tenaga
ahli yang bergerak dalam bidang teknologi informasi dari luar perusahaan karena
biasanya mereka telah mempunyai jaringan yang luas mengenai sistem informasi yang
telah berkembang.
Sedangkan kelemahan dalam pemilihan out sourcing bagi perusahaan dalam menyusun dan
mengembangkan sistem informasi antara lain adalah :
1. Sistem tidak mampu menangani permasalahan-permasalahan yang unik dalam
perusahaan dan apabila ada modifikasi, belum tentu perusahaan dapat langsung
memodifikasinya.
2. Perusahaan menjadi sangat tergantung pada pihak luar dalam hal ini out sourcer sehingga
sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan.
3. Perusahaan dapat kehilangan kendali terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak out
sourcer menjual data perusahaan ke pesaing.
4. Perusahaan dapat kehilangan kendali dalam memutuskan sesuatu dalam proses
penyusunan dan pengembangan sistem.5. Ada kecenderungan out sourcer untuk merahasiakan sistem yang digunakan dalam
menyusun dan mengembangan sistem informasi bagi pelanggannya.
Beberapa macam pekerjaan dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi yang dapat
di lakukan out sourcing antara lain adalah maintenace, training, networking, membangun sistem,
konsultasi dan perekayasaan ulang, pinjam data, network administration, dan keseluruhan
teknologi informasi.
SUMBER DAYA MANUSIA
Pada sebagian besar organisasi baik yang berorientasi keuntungan maupun tidak, Sumber Daya
Manusia (SDM) adalah faktor yang paling menentukan keberhasilan kinerja dan pencapaian
organisasi dimana mereka berada.    Ketergantungan pada SDM telah menjadikan banyak
organisasi menyisihkan sebagian besar anggarannya untuk meningkatkan kemampuan mereka.
Pelatihan, seminar dan pendidikan lanjutan telah dijadikan agenda  utama bagi peningkatan
keterampilan staf. Sumber Daya Manusia telah menjadi aset yang paling bernilai pada setiap
organisasi. Pada saat ini kita menyaksikan banyak perusahaan, lembaga swadaya masyarakat
mempunyai staf atau pimpinan yang berpendidikan sampai strata 3 (Doktor). Mahalnya
pembentukan SDM yang tangguh dan usaha untuk mempertahankannya menjadikan organisasi
sering terpaksa “memanjakan”  mereka. Gaji, tunjangan, asuransi, jaminan kesehatan dan
pensiun yang tinggi telah menjadi variabel-variabel tetap yang harus diberikan oleh organisasi
kepada SDM nya.
Institusi manajemen dokumen  sebagai sebuah departemen  juga tidak luput dari perlunya
keberadaan SDM yang andal. Adanya SDM yang berkualitas di bidang dokumen akan sangat mendukung keberhasilan manajemen dalam menjalankan misi dan fungsinya dalam memberikan
layanan maksimal kepada induk organisasinya.
Untuk merealisasikan hal tersebut di atas  perlu adanya suatu perubahan besar mengenai
kareteristik pengelola dokumen. Perubahan ini menuntut tidak saja biaya yang tidak sedikit
untuk memberikan pelatihan dan pendidikan yang berkualitas tinggi tetapi juga perubahan
mental dari pengelola dokumen itu sendiri.
Sumber dokumen paradigma baru
Pelatihan dan pendidikan di bidang manajemen dokumen akan mengantarkan pada pemunculan
paradigma baru mengenai seorang pengelola dokumen. Gambaran kareteristik pengelola
dokumen paradigma baru adalah sebagai berikut:
1. Pemasok informasi (information supplier)
Pada saat ini pemahaman sebagian besar masyarakat mengenai pengelola dokumen berkisar pada
hal berikut ini:
Pencatat, penyortir, penyampai dan penyimpan suratPenjaga gudang kertas informasi Takut akan
perubahan dan tantangan, bersikaf pasif, tidak kreatifProfesi kelas dua (second class profession)
Menjadi pengelola sering bukan menjadi suatu cita-cita seseorang. Banyak hal yang
menyebabkan keadaan ini, mulai dari pekerjaan yang dianggap membosankan sampai gaji yang
tidak memadai.
Persepsi negatif masyarakat bukan tanpa alasan melihat apa yang dikerjakan dan keadaan yang
dimilki oleh para pengelola dokumen dalam kenyataan tidaklah jauh berbeda.Pekerjaan pengelola pada saat ini intinya masih berkisar pada pengorganisasian iinformasi guna
menjamin kemudahan penemuan  kembali dan menunggu waktu penyusutan arsip. Aktivitas ini
telah menjadi rutin dan ritual yang berakibat matinya kreatifitas.
Kontribusi pengelola bagi pencapaian misi dan tujuan organisasi terkesan minimal terutama pada
tingkat manajemen ke atas
Untuk merubah citra yang tidak menguntungan ini,  perlu menambahan aktivitas pengelola
dokumen  yaitu mengorganisasi, menganalisa, mensarikan dan mempresentasikan informasi
yang terdapat pada dokumen untuk digunakan manajemen dalam pengambilan keputusan.
Kemampuan menyediakan informasi yang tepat, akurat, relevan, dan cepat  yang diperlukan
pihak manajemen menuntut seorang pengelola untuk mempunyai keterampilan dan pemahaman:
1. Nilai dan dampak informasi bagi organisasi
2. Kebutuhan informasi manajemen
3. Bentuk kemasan informasi yang tepat bagi organisasi
4. Aktivitas manajemen
Dengan demikian arsiparis dapat menjadi pemasok informasi yang  berperan strategis dan
signifikan dalam menunjang perencanaan dan operasional institusi.
2. Terampil Teknologi Informasi
Penerapan teknologi informasi di hampir semua lini kegiatan organisasi tak dapat dihindarkan
dan telah menjadi suatu keharusan dalam rangka memenangkan hati pelanggan dan mengalahkan
pesaing.Keberadaan dan pemakaian  komputer untuk menyimpan menciptakan, menyimpan, menemukan
kembali dan menyebarkan informasi  organisasi yang cepat dan tepat mendorong terciptanya
dokumen dalam bentuk media baru seperti disket, hard disk, Compact Disc. Disamping itu
layanan On-line informasi telah menjadi ciri utama manajemen kantor modern.
Perkembangan ini telah memberikan dampak besar bagi pengelola dokumen dalam 
memperlakukan media baru dan layanan on-line informasi dengan baik dan benar. Oleh karena
itu pengelola dokumen dituntut dapat mengoperasikan komputer dan memahami penggunaan
software seperti Microsoft Office secara maksimal serta memahami perlindungan dan pelestarian
media baru ini agar ia tetap dapat diakses atau dipakai informasinya  sesuai nilai guna yang
menyertainya.
Penguasaan dan keterampilan dalam menggunakan internet dalam rangka mempercepat
pengumpulan dan penyebaran informasi yang diperlukan juga menjadi ‘feature” seorang
pengelola dokumen andal. Kemampuan ini akan sangat berguna jika yang bersangkutan
ditempatkan pada bagian lain.
3. Keterampilan Manajerial
Seorang yang mengikuti pelatihan atau pendidikan di bidang manajemen dokumen perlu
diberikan pengetahuan dan keterampilan dalam penerapan manajemen baik di institusi 
pemerintah dan swasta.Kemampuan dan penguasaan dalam mengerjakan fungsi manajemen secara paripurna dan
terpadu menyangkut perencanaan, penganggaran, pengarahan dan kepemimpinan, penempatan
staf, pengawasan dan pengevalusian kegiatan akan sangat membantu yang bersangkutan untuk
bekerja di bagian manapun ia ditugaskan kelak oleh pimpinan. Kesiapan seorang yang telah
menjalani pendidikan manajemen dokumen membuktikan bahwa kulitas SDM dokumen dapat
pula bekerja dengan baik di lini lain di lembaga yang bersangkutan.
Secara umum kita dapat mengatakan bahwa dengan kemampuan manajerial yang paripurna dan
terpadu dalam penerapan fungsi manajemen seseorang yang telah mengikuti program
manajemen dokumen siap untuk bekerja de semua lini organisas
4. High Profile
Pengertian   high profile bagi seorang arsiparis atau bagi seseorang yang bekerja di bidang
dokumen adalah ungkapan percaya diri karena pekerjaan yang dilakukan diyakini memberikan
sumbangan yang signifikan bagi keberhasilan pencapaian tujuan organisasinya.
Akan tetapi perlu diperhatikan disini perilaku high profile seorang pengelola dokumen atau staf
bidang dokumen harus ditunjang oleh kenyataan bahwa yang bersangkutan mempunyai
pemahaman, kemampuan dan keterampilan yang mendalam dii bidang manajemen dokumen,
manajemen dan teknologi informasi. Sehingga seorang pengelola dokumen berani mengatakan
Sir, I exist.5. Keahlian Komunikasi
Kemampuan komunikasi sering menjadi faktor penentu jenjang karir seseorang dalam
organisasi. Kemampuan komunikasi tidak saja mencerminkan kemampuan seseorang
merumuskan pikiran tetapi juga kemampuan untuk memahami dan menyebarkan isi pesan atau
informasi pada kondisi dan konteks yang tepat. Bagi seorang pengelola dokumen kemampuan
komunikasi dapat digunakan dalam memberikan layanan dokumen yang profesional.
6. Penggunaan Kemampuan Intelektual
Jika loyalitas kepada bagi organisasi adalah keharusan, maka penggunaan kemapuan intelektual
yang intensif  dalam pekerjaan harus dijadikan tradisi bagi seorang pengelola dokumen.
Tantangan pekerjaan bernuansa intelektual seperti penilaian informasi, pengemasan informasi,
presentasi di depan pimpinan seharusnya dapat dilakukan dengan baik dan meyakinkan oleh
pengelola dokumen.
7. Kemampuan Bahasa
Pemakaian internet yang semakin membudaya dan mudah, globalisai perdagangan dunia
menuntut pelaku bisnis untuk mampu berkomunikasi dalam bahasa Inggris. Kemampuan bahasa
asing ini memberikan keluasan dalam mendapatkan akses dan wawasan pengetahuan. Untuk
pengelola dokumen, penguasaan bahasa Inggris akan sangat membantu memahami teks
dokumen sehingga mampu menilai kegunaan nilai informasi  bagi organisasi.8. Pengembangan Karir
Tradisi yang berlaku sekarang ini bagi jenjang karir pengelola dokumen adalah berawal  sebagai
petugas pengelola dokumen dan berujung sebagai pengelola dokumen atau jika mungkin
memegang jabatan fungsional kearsipan.
Disini kita melihat bahwa tidak ada jenjang karir yang menjanjikan bagi seseorang yang
mengawali karirnya atau ditempatkan di bidang dokuemen. Banyak alasan yang
melatarbelakangi “mandeknya” jenjang karir seorang yang bekerja di bidang dokumen. Salah
satunya adalah  kesan bahwa pekerja dokumen  tidak mempunyai kemampuan untuk melakukan
pekerjaan di luar bidang pengelolaan dokumen.
Dengan program pelatihan dan pendidikan mulai dari D3 sampai S2 di bidang manajemen
dokumen dan informasi, seseorang yang mengawali karirnya di bidang dokumen dapat saja
ditempatkan di bidang lain sesuai dengan tingkat pendidikan yang telah dimiliki.
Disadari bahwa pencapaian  sumber daya manusia bidang dokumen yang andal memerlukan
biaya yang tidak sedikit dan waktu yang relatif lama. Akan tetapi mempertimbangan manfaat
yang sangat besar yang dapat disumbangan sumber daya manusia di bidang dokumen bagi
organisasi maka  pengeluaran biaya dan lamanya pencapaian dapat tergantikan pada keuntungan
yang lebih besar.
Perubahan paradigma dalam karekteristik sumber daya manusia manajemen dokumen akan
banyak memberikan dampak positif bagi profesi di bidang dokumen itu sendiri.DIAGRAM KONTEK
Berikut ini digambarkan matriks pengelola dokumen paradigma lama dan baru:
KAMUS DATA
No Lama Baru
1. Penjaga dokumen Penyimpan dan pemasok informasi bagi
kepentingan organisasi
2. Gagap teknologi informasi Terampil teknologi informasi
3. Keterampilan klerikal Keterampilan manajerial
4. “Low profile” “High profile”
5. Minimal  dalam  penggunaan
kemampuan intelektual
Maksimal  dalam  penggunaan
kemampuan intelektual
6. Keterampilan bahasa asing rendah Keterampilan bahasa asing tinggi
(Inggris)
7. Awal dan akhir karir di tempat Awal dan akhir karir ada perubahan yang sama tidak saja dari segi tempat tetapi juga
posisi yang lebih baik
8. Kemampuan komunikasi kurang Kemampuan komunikasi tinggi
4.2.3 EVALUASI SISTEM YANG DI USULKAN
Pengembangan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia bidang dokumen melalui
pembentukak pengelola dokumen paradigma baru diharapkan mampu “mendongkrak”  citra
profesi di bidang dokumen, ketertarikan banyak pihak untuk mendalami manajemen dokumen,
apresiasi pimpinan terhadap pekerjaan dokumen